3つの書類の基本的な違い
請求書・見積書・領収書の役割
| 書類 | 発行タイミング | 役割 | 法的義務 |
|---|---|---|---|
| 見積書 | 取引の前 | 金額・条件の提示 | なし（慣習） |
| 請求書 | 取引の後（入金前） | 代金の支払いを求める | なし（慣習） |
| 領収書 | 代金受領後 | 入金済みの証明 | 相手から請求があれば発行義務あり |
見積書｜取引成立前に発行する「提案書」
見積書は、「この商品・サービスをこの条件で提供できます」という提案書類です。取引相手が複数の業者に相見積もりを取る際や、金額の事前確認として使われます。
リユース業での使用シーン
- 法人・業者向けに大量の中古品をまとめて販売する場合
- 買取査定の結果を書面で提示する場合
- 修理・クリーニングなどのサービスを付加して販売する場合
見積書の必須記載事項
- 見積書と明記した書類名称
- 発行日・有効期限
- 宛名（取引相手名）
- 品目名・数量・単価・税率・小計
- 合計金額（税込）
- 発行者（自社）の会社名・住所・電話番号
- 備考（有効期限・支払条件・数量変更時の再見積もりの旨など）
請求書｜代金を正式に請求する書類
請求書は、商品やサービスを提供した後に「代金の支払いをお願いします」と求める書類です。日本では法的に発行義務はありませんが、BtoB（企業間）取引では必須の書類です。
リユース業での使用シーン
- 法人・業者への中古品の掛け売り（後払い）取引
- まとめて月末締め・翌月払いの取引先への月次請求
- 委託販売の清算時
請求書の必須記載事項（インボイス制度対応）
- 「請求書」という書類名
- 請求日・支払期限
- 宛名（取引相手名）
- 品目・数量・単価・税率ごとの小計
- 税率ごとの消費税額（10%・8%を区分）
- 合計金額（税込）
- 発行者の会社名・住所・インボイス登録番号（T＋13桁）
- 振込先口座情報
インボイス制度（2023年10月〜）により、課税事業者への請求書にはインボイス登録番号（T＋13桁）の記載が必要になりました。取引先が仕入税額控除を受けるために必要です。
領収書｜代金受領を証明する書類
領収書は、「代金を確かに受け取りました」と証明する書類です。民法上、代金を受け取った側は相手から請求があれば領収書を発行する義務があります。
リユース業での使用シーン
- 店頭での現金販売・買取の際
- イベント・フリーマーケットでの販売時
- 個人・法人への出張買取の支払い時
領収書の必須記載事項
- 「領収書」という書類名
- 発行日
- 宛名（○○様 または ○○御中）
- 金額（但し書きの金額と一致させる）
- 但し書き（「商品代として」「○○代として」）
- 内消費税額（課税事業者の場合）
- 発行者の会社名・住所
5万円以上の領収書には収入印紙（200円）の貼付が必要です（紙の場合）。電子領収書にすることで印紙税が不要になります。
書類の一元管理がビジネスをスムーズにする
見積書・請求書・領収書をそれぞれ別のソフトやExcelで管理していると、数が増えると把握しにくくなり、発行漏れや二重請求のリスクも高まります。
AI Stock NAVIでは、在庫管理・古物台帳と同じアプリ内で見積書・請求書・領収書を一元管理できます。取引相手マスタから宛名を自動入力し、ボタン一つでブラウザ印刷が可能です。
- 取引相手マスタから宛名を自動入力
- 明細行に品目・数量・単価・税率を入力すると合計を自動計算
- 会社情報（住所・振込先口座）を自動挿入
- 一覧でステータス（下書き/送付済み/成約/期限切れ）を管理
- freee連携（Proプラン）で請求書をfreeeに自動登録