古物商台帳とは？法的義務を確認しよう
古物営業法第16条では、古物商は取引の記録を帳簿または電磁的方法で保存することが義務付けられています。記録が不十分だと、警察から業務停止処分を受ける可能性もあります。
古物台帳に記録が必要な主な事項
| 記載項目 | 内容 |
|---|---|
| 取引日時 | 仕入れ・買取を行った年月日 |
| 品名・特徴 | 商品の名称、ブランド、型番、色、状態など |
| 数量 | 仕入れた数量 |
| 取引相手の情報 | 氏名・住所・職業・年齢（本人確認書類で確認） |
| 取引価格 | 仕入れ金額（買取金額） |
重要：古物台帳は取引日から3年間の保存が義務付けられています。警察の立入調査時にすぐ提示できる状態にしておく必要があります。
紙の台帳管理の3つの課題
多くのリユース事業者が紙の台帳を使い続けているのが現状です。しかし、紙管理には以下のような課題があります。
課題1：検索・照会に時間がかかる
警察による立入調査や、盗品照会への対応では、特定の商品の取引記録をすぐに提示する必要があります。紙の台帳では月ごとや種別ごとにファイリングされていても、数千件の中から特定の商品を探し出すには相当な時間がかかります。
課題2：紛失・劣化のリスクがある
紙の台帳は水濡れ・火災・紛失などで失われる可能性があります。古物台帳の紛失は行政指導の対象になりかねないため、バックアップが取れないことは大きなリスクです。
課題3：複数スタッフでの共有が難しい
複数のスタッフが勤務する店舗では、台帳が物理的な1冊のノートである限り、同時に参照・記入することができません。本店と支店が離れている場合は特に管理が困難です。
デジタル化で解決できること
クラウド上の台帳システムに移行することで、上記の課題をすべて解消できます。
- キーワード検索で数秒以内に目的の記録を見つけられる
- クラウド保存により紛失・劣化リスクがゼロになる
- スマートフォン・タブレット・PCから同時アクセス可能
- 台帳データをPDFやCSVで出力できる
- 取引相手の情報を取引先マスタとして登録・再利用できる
古物営業法では「電磁的方法による記録」が認められているため、クラウドシステムへのデジタル記録は法的にも有効です。ただし、データは3年以上保存できる方式で管理する必要があります。
AI Stock NAVIの古物台帳機能
AI Stock NAVIは、リユース業向けに設計されたクラウド台帳アプリです。仕入れ時に入力したデータがそのまま古物台帳として記録されるため、二度手間がありません。
仕入れ入力と台帳が一体化
商品の仕入れを登録する際に、品名・型番・仕入れ先・金額を入力すると、それが自動的に古物台帳のデータとして蓄積されます。台帳のために別途記録する手間がありません。
PDF印刷に対応
登録された台帳データは、警察への提示用としてPDFで印刷できます。日付範囲や商品カテゴリで絞り込んで出力することも可能です。
複数スタッフでリアルタイム共有
招待コードで複数のスタッフを同一テナント（ワークスペース）に招待できます。Standardプランで3名、Proプランで10名まで対応しています。
AI Stock NAVI 台帳機能の利用ステップ
| ステップ | 操作 |
|---|---|
| 1. 仕入れ入力 | 商品名・型番・仕入れ先・金額を入力 |
| 2. 自動記録 | 入力内容が台帳データとして自動保存される |
| 3. 検索・確認 | 台帳画面でキーワード検索・日付絞り込み |
| 4. 印刷・出力 | PDF出力で警察提示や保管に対応 |
よくある質問
Q. 既存の紙台帳のデータはどうすればよいですか？
過去のデータはCSV取込機能でインポートできます。既存の台帳をExcelやCSV形式に変換してからアップロードすることで、過去の記録も一元管理できます。ただし、原則として古い紙の台帳も3年間は保存しておくことをお勧めします。
Q. インターネットが使えない環境でも利用できますか？
AI Stock NAVIはオンラインが必要なクラウドサービスです。オフライン環境ではご利用いただけません。店舗でWi-Fiや4G/5G回線が使える環境をご準備ください。
Q. データが消えてしまう心配はありませんか？
データはGoogle Firebaseのクラウドに保存され、自動バックアップが毎日実行されます。ハードウェアの故障や手動による誤操作でデータが消えることはありません。