リユース店の発送・入金管理
売れた後の漏れを防ぐ実務フロー

「販売済み」だけでは
管理できない理由

リユース店では、店頭、ECモール、フリマアプリ、自社サイトなど、複数の販売先を併用することがあります。販売先ごとに管理画面や入金周期が異なるため、担当者が各画面を巡回する運用では、何が終わっていて何が残っているのか見えにくくなります。

特に注意したいのは、商品ステータスと取引ステータスの混同です。商品は売約済みでも、取引には梱包待ち、発送待ち、受取待ち、入金待ちという作業が残っています。商品を在庫一覧から消した時点で安心すると、その後の期限や入金差異を追えません。

発送から入金までの5段階

この5段階を飛ばさず、完了条件を決めます。たとえば「発送済み」は配送ラベルを出した時点ではなく、荷物を引き渡して追跡番号を登録し、購入者への通知まで終えた時点、と定義します。社内で同じ言葉を使っていても完了の認識が違うと、二重対応や放置が起こります。

段階ごとの作業と完了条件

入金や売上の計上時期、手数料・送料の会計処理は、契約条件や取引実態によって異なります。実際の仕訳や税務判断は、利用している販売先の明細を確認し、必要に応じて税理士などの専門家へ相談してください。

発送前の照合で誤発送を防ぐ

中古品は同じ商品名でも、状態、色、容量、シリアル番号、付属品が一点ずつ違います。商品名だけで照合すると、似た商品を発送する事故につながります。発送前は注文番号と商品管理コードを起点に、現物を確認します。

• 注文の商品管理コードと現物ラベルが一致している
• 型番、色、容量、サイズ、シリアル番号が一致している
• 掲載した付属品がすべて揃っている
• 出品後に傷や動作状態が変わっていない
• 購入者指定の配送方法・日時・届け先条件を確認した
• 高額品は商品と梱包状態の写真を保存した

商品が見つからず発送が遅れる場合は、保管場所の運用も見直します。棚・箱・区画の付番方法はリユース店の在庫ロケーション管理、商品状態の確認項目は中古品の検品チェックリストで詳しく解説しています。

追跡番号は販売記録へ紐づける

追跡番号を配送会社の控えやチャットだけに残すと、問い合わせ時に探す時間がかかります。追跡番号、配送会社、発送日時、送料は販売記録へ直接紐づけ、誰でも同じ画面から確認できるようにします。

ラベルを発行しただけで発送済みにしないことも重要です。集荷されなかった荷物や、店舗に置き忘れた荷物が「発送済み」の一覧に入ると、発見が遅れます。発送済みへの変更は、持込・集荷の完了時に行いましょう。

入金管理は「売上確定」と「実入金」を分ける

販売先で取引が完了しても、すぐ銀行口座へ入金されるとは限りません。売上残高への反映、振込申請、販売先ごとの締め日、振込日などが間に入ります。そこで、次の2つの日付を分けて記録します。

複数取引がまとめて振り込まれる場合は、振込総額だけを販売1件へ入力しません。販売先の明細をもとに対象取引へ配分し、売価から手数料や送料などを差し引いた入金予定額の合計と一致するか確認します。

入金差異が出たときの確認順

1. 対象期間：締め日をまたいだ取引が混ざっていないか確認する
2. 返品・キャンセル：確定後の返金や一部返金を確認する
3. 販売手数料：カテゴリやキャンペーンによる料率差を確認する
4. 送料・配送調整：サイズ変更、着払い、補償などの調整を確認する
5. 振込手数料・留保：販売先明細の控除項目を確認する
6. 転記ミス：注文番号、売価、個数、税込・税抜の基準を確認する

差異が解消しない取引を無理に完了扱いにせず、「要確認」の状態へ移し、担当者と次回確認日を設定します。金額を上書きするだけでは原因が残らないため、調整理由と参照した明細も保存しましょう。

複数販売先を一つの一覧で見る

各モールやフリマアプリの管理画面は、その販売先の取引確認には便利ですが、店舗全体の未処理件数は見えません。共通の一覧には、少なくとも次の項目を揃えます。

• 自社の商品管理コードと販売番号
• 販売先名と販売先の取引ID
• 購入者名または取引を識別できる名称
• 販売日、発送期限、発送日、売上確定日、入金予定日、入金確認日
• 売価、販売手数料、送料、その他調整、入金予定額、実入金額
• 現在の状態、担当者、要確認理由

CSVで販売実績を取り込む場合も、商品名だけで自動照合すると誤結合が起こり得ます。商品管理コード、SKU、販売先の取引IDなど、重複しないキーを優先し、候補が複数ある場合は人が確認する運用にします。

毎日・毎週・毎月の確認リズム

担当者別の件数だけで評価せず、発送期限内率、追跡番号登録率、入金差異の解消日数など、工程の品質も確認します。権限設定や操作履歴を含む複数人運用はリユースショップの内部統制とチーム管理も参考にしてください。

AI Stock NAVIで販売から入金までつなげる

AI Stock NAVIでは、販売台帳を起点に、発送待ち、発送済み、入金待ち、完了までの状態を管理できます。商品データと販売データがつながるため、販売確定後の出品停止、保管場所からの出庫、追跡番号の記録、入金状況の確認を同じ流れで追えます。

複数の販売先を扱う場合も、今対応すべき取引を一覧化できます。売上CSVの取り込みや在庫との照合、販売先手数料・送料を含めた利益確認と組み合わせれば、「売れたのに発送していない」「入金されたか分からない」という状態を減らせます。売価と費用の考え方は送料を含めた粗利計算もご覧ください。

よくある質問

発送管理では何を記録すればよいですか？

販売番号、商品管理コード、販売先、発送期限、配送方法、追跡番号、発送日時、担当者、購入者への通知状況を記録します。高額品は梱包写真や補償条件も紐づけると確認しやすくなります。

入金済みはいつ確定すべきですか？

販売先での売上確定と、銀行口座などへの実入金を分けます。手数料や送料を控除した入金予定額と実入金額を照合し、差異がない、または理由を記録できた時点で入金済みにします。

複数の販売先をどう一元管理しますか？

共通の商品管理コードと販売番号を使い、発送待ち、発送済み、入金待ち、完了の状態を一つの一覧に集約します。販売先固有の取引IDも併記すると照合しやすくなります。